ગૃહિણીના બજેટથી માંડીને ગ્લોબલ બિઝનેસના ડેટાનું એનાલિસિસ એકદમ સરળ બનાવતા આ ફીચરનો ઉપયોગ બરાબર જાણી લો.
કોઈ બાબત, દેખાતી હોય તેના કરતાં કેટલી ઊંડી છે એ દર્શાવવા માટે આપણી ભાષામાં ‘હીમશીલાની ટોચ બરાબર’ એવો એક શબ્દપ્રયોગ છે. કારણ કે હીમશીલાનો જેટલો ભાગ પાણીની ઉપર દેખાતો હોય તેનાથી નવ ગણો ભાગ પાણીની અંદર ડૂબેલો હોય છે.
આ શબ્દપ્રયોગ એક્સેલ માટે કોઈ કાળે વાપરી શકાય તેમ નથી!
કેમ?
કેમ કે આપણે માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં એક કોરી સ્પ્રેડશીટ ઓપન કરીએ ત્યારે એ સ્પ્રેડશીટનો જેટલો ભાગ આપણી નજરે ચઢે છે તેના કરતાં એ સ્પ્રેડશીડ ખરેખર નાખી નજર ન પહોંચે એટલી મોટી હોય છે. સ્ક્રીનની સાઇઝ મુજબ આપણને બહુ બહુ તો ૨૫-૩૦ રો અને વીસેક કોલમ દેખાય છે.
તેનાથી આગળ જઈ, સ્પ્રેડશીટમાં કેટલો ડેટા સમાઈ શકે એ તપાસવું હોય તો ક્યારેક પૂરતી ફુરસદ હોય ત્યારે, સ્પ્રેડશીટમાં એ-૧ સેલમાં કર્સર મૂકીને રાઇટ કે ડાઉન એરો કીથી આખી સ્પ્રેડશીટની પહોળાઈ કે ઊંડાઈનો તાગ મેળવવાનો પ્રયાસ કરી જોજો.
થાકીને લોથપોથ થશો તોય એ રીતે છેડા સુધી પહોંચી શકશો નહીં.
એવી કસરત કરવાને બદલે, એક સ્માર્ટ રીત અજમાવો – મથાળાની રિબનમાં, એ-૧ સેલની બરાબર ઉપર સેલનું એડ્રેસ દર્શાવતા બારમાં A૧૦૪૮૫૭૬ લખી જુઓ (એક્સેલ ૨૦૦૭ કે ત્યાર પછીનું વર્ઝન હોય તો આ આંકડો, જૂનું વર્ઝન હોય તો ૬૫,૫૩૬). તમે એક ઝાટકે સાડા દસ લાખ રો વટાવીને સ્પ્રેડશીટના તળીએ પહોંચશો. કોલમની સંખ્યા જૂના વર્ઝનમાં ૨૫૬ અને ૨૦૦૭ કે પછીના વર્ઝનમાં ૧૬,૩૮૪ છે.
તમને આ કસરત કરાવવાનું કારણ એટલું જ કે તમને એક્સેલની ક્ષમતા કેટલી છે અને છતાં, તેમાં કેટલી ઝડપથી એક સેલથી બીજા સેલમાં પહોંચી શકાય છે, એ બંને વાતનો અંદાજ આપવો.
હવે મૂળ વાત કરીએ.
એક્સેલની સ્પ્રેડશીટ જેટલી વિશાળ છે એટલી જ એના ઉપયોગની રેન્જ પણ વિશાળ છે. કોઈ સ્માર્ટ ગૃહિણી માસિક ઘરખર્ચનો હિસાબ તેમાં રાખી શકે, કોઈ શાળાના પાંચસો-હજાર વિદ્યાર્થીઓની વિગતો એક્સેલમાં રાખી શકાય અને કોઈ મોટી કંપની આખા દેશ કે દુનિયામાં ફેલાયેલા સેલ્સમેન અને એજન્ટ મારફત સેલ્સનો ડેટા પણ એક્સેલમાં રાખી શકે.
એક્સેલની મજા એ છે કે તે ઘરખર્ચથી માંડીને ગ્લોબલ સેલ્સ સુધીના ડેટાને સાચવી શકે છે એટલું જ નહીં, ગજબની ચોક્સાઈ અને ગજબની ઝડપથી આપણને જોઈતી બાબતો તારવી પણ આપી શકે છે.
એક્સેલમાંનો ડેટા ત્યારે જ કામ લાગે જ્યારે આ ડેટાનો સાર મેળવી શકાય. આ કામ કરવામાં આપણી મદદ કરે છે પિવોટ ટેબલ.
આપણે એક સાવ સાદું ઉદાહરણ લઈને પિવોટ ટેબલનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકાય તે સમજીએ. યાદ રહે, ડેટા ઘરના બજેટનો હોય કે ગ્લોબલ બિઝનેસનો, પિવોટ ટેબલ એક સરખી રીતે કામ કરે છે!
આગળ શું વાંચશો?
- પિવોટ ટેબલની પ્રારંભિક સમજ
- પિવોટ ટેબલ બનાવતાં પહેલાં શું ધ્યાન રાખશો
- પિવોટ ટેબલ બનાવીએ
- પિવોટ ટેબલના મુખ્ય ભાગ
- પિવોટ ટેબલમાં ડેટા મેળવીએ
