આપણા સમય પર પૂરેપૂર રીતે પોતાનો અંકુશ મેળવીએ અને જાળવીએ

એક સમયે આપણી પાસે પૂરતી ફુરસદ હતી કેમ કે કામઘંધેથી પાછા ફરીએ એ પછી વેપાર કે ઓફિસનું કામ કરી શકાય તેમ હતું જ નહીં.

હવે સ્માર્ટફોનને પ્રતાપે પર્સનલ અને પ્રોફેશનલ લાઇફ વચ્ચે કોઈ સ્પષ્ટ ભેદ રહ્યો નથી.

તેમ, હવે તમે ધારો તો દુનિયા આખીમાં પથરાયેલા લોકો પાસેથી કામ મેળવી શકો કે એમની સાથે કામ કરી શકો.

એ જ કારણે આપણું ટાસ્ક અને ટાઇમ મેનેજમેન્ટ એકદમ જડબેસલાક હોવું જરૂરી છે.

કામમાં શિસ્ત અને સમયપાલન પહેલેથી બહુ મહત્ત્વનાં છે, નવા ડિજિટલ યુગમાં એનું મહત્ત્વ વધ્યું છે. આજના સમયમાં ડેટા ‘ઓઇલ’ છે એ વાત સાચી, પણ એ વાત મોટી કંપનીઓને લાગુ પડે છે. આપણે માટે તો, જો ધ્યાન ન રાખીએ તો ડેટા આપણો સમય ચોરી જતી બાબત છે! હવે ડેટા બહુ સસ્તો છે, પણ સમય બિલકુલ સસ્તો નથી.

આપણો કાયમનો સાથી સ્માર્ટફોન આપણો સૌથી મોટો દુશ્મન પણ છે – તે આપણો સમય ચોરી જાય છે, જો ધ્યાન ન રાખીએ તો.

સદભાગ્યે કેટલાય પ્રકારનાં ડિજિટલ ટૂલ્સ આપણી મદદ કરી શકે છે. આપણા કામમાં ફોકસ્ડ રહેવા માટે બે બાબતની સ્પષ્ટતા હોવી બહુ અગત્યની છે, કયું કામ કરવું જરૂરી છે અને ક્યારે કરવું જરૂરી છે. એ પછી, એથી વધુ અગત્યની વાત એ કે એ કામ ધાર્યા સમયમાં જ પૂરું થાય! આ ત્રણેય બાબત તરફ તમે અત્યાર સુધી ધ્યાન આપ્યું ન હોય તો હવે આપવા જેવું છે. તમે ઇચ્છો તો માત્ર એક્સેલ સ્પ્રેડશીટમાં તમારી જરૂરિયાત મુજબ આ માટેની ગોઠવણ કરી શકો છો. તમે કઈ એપ કે સર્વિસનો ઉપયોગ કરો છો તે મહત્ત્વનું નથી, ફક્ત કામની સ્પષ્ટતા અને સમયપાલન જળવાય એટલું જ જરૂરી છે.

ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ

તમે રોજનાં, અઠવાડિયાનાં ને આખા મહિનાનાં ટાસ્ક્સ નક્કી કરી, તેના પર નજર રાખવાની આદત કેળવી છે? હજી મોડું થયું નથી. સાવ સાદી રીતે,  નોટ-પેનથી શરૂ કરો અથવા સારી ટુ-ડુ લિસ્ટ એપની મદદ લો. એવું પણ બને કે તમે આવી કોઈ એપમાં એકાઉન્ટ ખોલાવ્યું હશે, પછી તેનો નિયમિત ઉપયોગ નહીં કરી શકતા હો. નો પ્રોબ્લેમ, તમને ફાવે એવી સિસ્ટમ ઊભી કરો, ચાહો તો ફક્ત એક્સેલમાં પણ આ કામ થઈ શકે. મેજિક માત્ર નિયમિત ઉપયોગમાં છે. શું કરવાનું છે એ નજરમાં રહેશે, તો રસ્તા આપોઆપ નીકળશે.

‘સાયબરસફર’માં  આપણે સંખ્યાબંધ ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ્સની વાત કરી છે. એ બધામાં ‘ટુડુઇસ્ટ’ અલગ તરી આવે છે. તેના ફ્રી વર્ઝનમાં પણ પાર વગરનાં ફીચર્સ છે. આપણે પોતાનાં ટાસ્ક વિવિધ પ્રોજેક્ટ, તેમાં લિસ્ટ અને તેમાં ટાસ્ક એવા ક્રમમાં ગોઠવી શકીએ છીએ. દરેક ટાસ્કને ટેગ અને ડેટ આપી શકાય અને જોઇતી ઘણી માહિતી ઉમેરી શકાય. 

ટ્રાય કરો : todoist.com

ટાઇમ મેનેજમેન્ટ

ટાસ્ક્સ નક્કી થશે એ પછી, એ કરવા માટેના સમય – ટાઇમ સ્લોટ્સ નક્કી કરવા પડશે! ટુડુઇસ્ટ કે અન્ય કોઈ સારી ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ પણ તમને કેલેન્ડરમાં ટાસ્ક્સ જોવાની સગવડ આપશે, પણ ગૂગલ, એપલ, આઉટલૂક વગેરેના કેલેન્ડરમાં આ કામ વધુ સહેલું બનશે. ચાહો તો તમે કેલેન્ડરને જ તમારું ટુ-઼ડુ લિસ્ટ બનાવી શકશો. અલબત્ત, જે ટાસ્કસ માટે નિશ્ચિત તારીખ-સમય આપી શકાય તેમ ન હોય તેનું મેનેજમેન્ટ કેલેન્ડરમાં મુશ્કેલ બનશે. ટાસ્ક અને કેલેન્ડર એપનું સંતુલન આપણું કામ ઘણું સહેલું બનાવી શકે.

ફરી, ફક્ત ટુ-ડુ લિસ્ટ તૈયાર કરવું પૂરતું નથી. એ ચોક્કસ ક્યા સમયે કરવું તેનું પ્લાનિંગ મહત્ત્વનું છે. તેમાં કેલેન્ડર વધુ ઉપયોગી થઈ શકે. લગભગ બધાં કેલેન્ડર એકસરખા સ્ટ્રકચરમાં કામ કરે છે. એપલ, ગૂગલ, સેમસંગ, માઇક્રોસોફ્ટ વગેરે કોઇ પણ કેલેન્ડર પર હાથ અજમાવી શકાય. આ અંકમાં આપણે કેલેન્ડરમાં કલર્સના ઉપયોગ વિશે વાત કરી છે.

ટ્રાય કરો : calendar.google.com

ફોકસ મેનેજમેન્ટ

કોઈ કામ કરવા માટે કેલેન્ડરમાં ચોક્કસ તારીખ અને સમય નક્કી કરી લેવાથી પણ વાત પૂરી થતી નથી. બરાબર એ સમયે બીજી કોઈ ખલેલ તરફ ધ્યાન આપ્યા વિના, જે કામ કરવાનું ધાર્યું હોય બરાબર એ જ કામ પર ફોકસ કરીએ અને તેને પૂરું કરીએ એ જરૂરી છે.

અત્યારના સમયમાં ફોકસનો અભાવ બહુ મોટી તકલીફ છે. આપણે કોઈ એક કામ એક ચિત્તે, ફક્ત તેનામાં જ ધ્યાન પરોવીને કરી શકતા નથી. મન અને આંગળી સતત એક એપમાંથી બીજીમાં કૂદ્યા કરે છે.

એટલે શું કરવાનું છે અને ક્યારે કરવાનું છે તે નક્કી થયા પછી, નિશ્ચિત સમયમાં તે કામ પૂરું થવું પણ જોઈએ. એ માટે પોમોડોરો ટેકનિક કામ લાગશે. કોઈ પણ ‘પોમોડોરો  ટાઇમર’ એપની મદદ લઈ જુઓ. એ દરેક કામને નિશ્ચિત સમયના સ્લોટમાં અચૂક પૂરું કરવાની ટેવ કેળવવામાં મદદ કરશે. સવાલ ફક્ત એવી ટેવ કેળવવાનો છે, પછી એપની જરૂર પણ નહીં રહે!

સર્ચ કરો : Pomodoro Timer