જીમેઇલનો બેકઅપ કેવી રીતે લેશો?

આખેઆખા જીમેઇલ એકાઉન્ટનો બેકઅપ લઈને, પીસીમાં તમારા મેઇલ્સ ઇચ્છો ત્યારે ઓફલાઇન ઓપન કરવાની સગવડ મેળવવી હોય તો આ કામ જરા મુશ્કેલ ભલે હોય, અશક્ય નથી!

સવાલ લખી મોકલનારઃ ચંદ્રકાન્તભાઈ એન. દોશી, મુંબઈ

આજના સમયમાં રોજિંદા કમ્યુનિકેશન માટે ઈ-મેઇલનું સ્થાન ઇન્સ્ટન્ટ મેસેજિંગે લઇ લીધું છે તેમ છતાં બિઝનેસ સંબંધી કામકાજ માટે અને પ્રમાણમાં મોટી ફાઇલ્સની આપ-લે માટે હજી પણ ઇ-મેઇલનો ઉપયોગ અનિવાર્ય છે.  ઉપરાંત, વોટ્સએ જેવી સર્વિસની સરખામણીમાં ઈ-મેઇલમાં આપણા કમ્યુનિકેશનનો રેકોર્ડ વધુ વ્યવસ્થિત રીતે સચવાઈ શકે છે.

જો તમે જી-મેઇલનો ઉપયોગ કરતા હો તો તેમાં ૧૫ જીબી જેટલી સ્પેસ મળે છે પરંતુ આ સ્પેસ આપણા જી-મેઇલ, ગૂગલ ડ્રાઇવ તથા ગૂગલ ફોટોસ વચ્ચે વહેંચાયેલી છે.

થોડા વર્ષ પહેલાં ૧૫ જીબી પૂરતી સ્પેસ ગણાતી હતી અને આપણે ક્યારેય કોઇ મેઇલ ડિલીટ કરવા ન પડે તેવું લાગતું હતું પરંતુ હવે ઇન્ટરનેટ કનેકશનની ઝડપ ખાસ્સી વધી હોવાના કારણે આપણે બહુ સહેલાઇથી મોટી ફાઇલ્સની આપલે ઇ-મેઇલ દ્વારા કરી શકીએ છીએ અને એ જ કારણે જીમેઇલની ૧૫ જીબીની અગાઉ તોતિંગ લાગતી કેપેસિટી હવે ઓછી પડે તેવું બની શકે છે.

જીમેઇલમાં જગ્યા કરવી હોય, પણ તેમાંના ઘણા મેઇલ્સ અગત્યના હોવાથી તમે તેને કાયમ માટે ડિલીટ કરી શકો. આ અને બીજાં કારણોસર, જીમેઇલના તમારા એકાઉન્ટમાંના બધા જ ઈ-મેઇલનો બેકઅપ રાખવાની જરૂર ઊભી થઈ શકે છે.

આ એવો બેકઅપ હોય, જેને આપણે વેબ પરના જીમેઇલમાંથી આપણા પીસીમાં ડાઉનલોડ કરી લઈએ અને પછી જીમેઇલમાંના બધા મેઇલ ડિલીટ કરી, તેનો નવેસરથી ઉપયોગ કરી શકીએ!

પરંતુ આ કામ ધારીએ એટલું સહેલું નથી, થોડું કડાકૂટભર્યું છે. અલબત્ત, આપણે સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ સમજીએ તો કશું મુશ્કેલ નથી!

જીમેઇલનો બેક-અપ લેવા માટે, આપણે પહેલાં તો ઈ-મેઇલ સર્વિસીઝ કેવી રીતે ચાલે છે તેની થોડી પ્રાથમિક સમજ મેળવી લેવી જોઈએ.

આગળ શું વાંચશો?

  • ઈ-મેઇલ સર્વિસનો કેવી રીતે ઉપયોગ થઈ શકે?
  • જીમેઇલના બેકઅપનો મૂળ કન્સેપ્ટ
  • જીમેઇલના ડેટાનો બેકઅપ લેવા માટે
  • જીમેઇલનો બેકઅપ ડેટાના પીસીમાં ઓપન કરવા માટે
  • થંડરબર્ડના લોકલ ફોલ્ડર સુધી પહોંચવા માટે

ઈ-મેઇલ સર્વિસનો કેવી રીતે ઉપયોગ થઈ શકે?

ઈ-મેઇલનો આપણે મુખ્યત્વે બે રીતે ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ.

  1. ઇન્ટરનેટ પર વેબ-મેઇલ દ્વારા (પીસી-મોબાઇલમાં)
  2. પીસીમાં માઇક્રોસોફ્ટ આઉટલૂક કે મોઝિલા થંડરબર્ડ જેવા ઈ-મેઇલ પ્રોગ્રામ દ્વારા

આપણે ઇન્ટરનેટ બ્રાઉઝરમાં જીમેઇલ કે યાહૂ જેવી સર્વિસમાં એકાઉન્ટ ખોલાવીને તો તે વેઈ-મેઇલ સર્વિસ થઈ. બીજા પ્રકારમાં, તમે કે તમારી કંપની પોતાની વેબસાઇટ માટે ડોમેઇન ખરીદે અને તેની સાથે ઈ-મેઇલ સર્વિસ મળે તેને આઉટલૂક કે થંડરબર્ડ જેવા પ્રોગ્રામમાં કન્ફીગર કરીને તેમાં ઉપયોગ કરી શકાય.

વ્યક્તિગત ઉપયોગ માટે મોટા ભાગના લોકો સીધા વેબબ્રાઉઝરમાંની વેઈ-મેઇલ સર્વિસનો ઉપયોગ કરતા હોય છે, પણ cybersafar.com જેવું ડોમેઇન ધરાવતી કંપની તેના કર્મચારીઓને name@cybersafar.com કે support@cybersafar.com  જેવાં ઈ-મેઇલ એડ્રેસ આપતી હોય છે.

આ કર્મચારીઓ પોતાના કમ્પ્યુટરમાં આઉટલૂક એક્સપ્રેસ કે માઇક્રોસોફ્ટ આઉટલૂક કે મોઝિલા થંડરબર્ડ જેવા પ્રોગ્રામમાં, પોતાને મળેલા ઈ-મેઇલ આઇડી પર મળતા ઈ-મેઇલ એક્સેસ કરતા હોય છે. આને ‘ઈ-મેઇલ ક્લાયન્ટ બેઝ્ડ ઈ-મેઇલ સર્વિસ’ પણ કહે છે.

આપણે આઉટલૂક કે થંડરબર્ડમાં પોતાના જીમેઇલ એકાઉન્ટને પણ કનેક્ટ કરી શકીએ છીએ. પરિણામે, લેપટોપમાં આવા પ્રોગ્રામમાં જીમેઇલ એક્સેસ કરતા હોઈએ તો લેપટોપમાં નેટ કનેક્શન ન હોય ત્યારે પણ આપણે મેઇલ્સ વાંચી શકીએ છીએ.

માઇક્રોસોફ્ટ આઉટલૂક કે મોઝિલા થંડરબર્ડ જેવા પ્રોગ્રામમાં આપણે બે રીતે મેઇલ એકાઉન્ટ કનેક્ટ કરી શકીએ છીએ.

  1. આઇમેપ
  2. પીઓપી3

સામાન્ય રીતે, ડોમેઇન નેમ સાથે મળતી ઈ-મેઇલ સર્વિસમાં માંડ ૨ જીબી કે હવેના સમયમાં ૧૦ જીબી જેટલી સ્પેસ મળતી હોય છે. આથી, પીસીમાંના ઈ-મેઇલ પ્રોગ્રામ સાથે તેને કન્ફીગર કરવામાં આવે છે અને ગોઠવણ એવી કરવામાં આવે છે કે આપણા ઈ-મેઇલ પર આવતા મેઈલ્સ ડોમેઇન સાથેના સર્વર પર જમા થવાને બદલે, ત્યાંથી સીધા આપણા પીસીમાં ડાઉનલોડ થાય છે અને સર્વર પરથી ડિલીટ થાય છે.

જે તે કંપની માટે આવી સર્વિસનો ફાયદો એ છે કે તેના કર્મચારી તેમને ફાળવવામાં આવેલા એક માત્ર પીસી કે લેપટોપ સિવાય, બીજે ક્યાંયથી પોતાના ઈ-મેઇલ એક્સેસ કરી શકતા નથી. આ પ્રકારની સુવિધાને પીઓપી૩ ઈ-મેઇલ એક્સેસ કહેવાય છે.

જૂના જમાનામાં આ ઠીક હતું, પણ આજના સમયમાં તો આપણે ઓફિસના પીસી ઉપરાંત પર્સનલ લેપટોપ અને સ્માર્ટફોનમાં પણ ઈ-મેઇલનો ઉપયોગ કરતા હોઈએ છીએ. એટલે કંપનીની નીતિ જ પીઓપી૩ પ્રકારે ઈ-મેઇલ એક્સેસ કરવાની હોય તો જુદી વાત છે, બાકી વ્યક્તિગત કે અંગત ઉપયોગ માટે હવે મોઝિલા થંડરબર્ડ કે આઉટલૂક જેવા પ્રોગ્રામ આઉટડેટેડ થઈ ગયા ગણાય.

અલબત્ત, આવા પ્રોગ્રામ સાવ ભૂંસાઈ ન જાય એ માટે તેમાં પીઓપી3ને બદલે આઇમેપ નામની પદ્ધતિનો હવે વધુ ઉપયોગ થાય છે. આ પદ્ધતિમાં ઈ-મેઇલ જે તે મેઈલ સર્વિસના સર્વર પર સચવાય છે અને સાથોસાથ થંડરબર્ડ જેવા પ્રોગ્રામમાં તે સિન્ક થાય છે. પરિણામે આપણે પોતાના ઈ-મેઇલનો ગમે ત્યાંથી, ગમે તે સાધન પરથી ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ.

આટલી પૂર્વભૂમિકા સાથે, જો આપણે પીસીમાંના આઉટલૂક કે થંડરબર્ડ પ્રોગ્રામમાં પોતાનું જીમેઇલ એકાઉન્ટ કનેક્ટ કરીએ, તો તેનો આપોઆપ પીસીમાં બેકઅપ તૈયાર થઈ જાય!

પરંતુ એમાં બે તકલીફ છે.

જો પીઓપી3 મેથડનો ઉપયોગ કરીએ તો જીમેઇલ ફક્ત એક નિશ્ચિત પીસી કે લેપડોપમાં ડાઉનલોડ થાય છે અને તેનો બીજાં સાધનોમાં ઉપયોગ થઈ શકતો નથી. જો આઇમેપનો ઉપયોગ કરીએ તો પીસી અને વેબ વચ્ચે મેઇલ્સ સિંક્ડ રહે, પણ તેમાં પીસીમાં અલગ બેકઅપ થતો નથી!

મતલબ કે આપણને બેઈ હાથમાં લાડુ જોઈતો હોય, તો જીમેઇલનો વેબ અને સ્માર્ટફોનમાંની એપમાં ઉપોયગ ચાલુ રાખીને, જૂના મેઇલ્સનો પીસીમાં બેકઅપ લઈને, ઇચ્છીએ ત્યારે તેને આઉટલૂક કે થંડરબર્ડમાં ઓપન કરી શકીએ, એવી સગવડ થવી જોઈએ!

જીમેઇલના બેકઅપનો મૂળ કન્સેપ્ટ

જીમેઇલને બેક-અપ લેવાનો તમે નિર્ણય કરો તો તેમાં બે બાબત સામેલ છે.

એક આપણા જીમેઇલમાંનો તમામ ડેટા આપણા પીસીમાં ડાઉનલોડ થવો જોઈએ અને બીજું એ ઇમેઇલ્સ આપણે જ્યારે જ‚રૂર પડે ત્યારે સહેલાઇથી ફરી મેઇલ સ્વરૂપે ઓપન કરી શકવા જોઈએ. ઉપરાંત, ત્રીજું પાસું એ પણ ખરું કે પીસીમાંથી બેકઅપ લીધા પછી, જો આપણે જીમેઇલમાંના મેઇલ્સ ડિલીટ કરીએ, તો પણ જૂના મેઇલ્સનો આપણે બેકઅપમાંથી ઉપયોગ કરી શકવા જોઈએ.

આ બીજું એ ત્રીજું પગલું બહુ અગત્યનું છે કારણ કે ઇમેઇલ્સ આપણી વર્ડ કે ઇમેજ ફાઇલ જેવા હોતા નથી. આપણે વર્ડ કે એક્સેલ ડોક્યુમેન્ટસ કે ઇમેજ ફાઇલ્સને કોપી કરીને પેન ડ્રાઇવમાં તેનો બેકઅપ લઈએ તો એ પેનડ્રાઇવ બીજા કોઈ પણ કમ્પ્યુટરમાં નાખીને, એ કમ્પ્યુટરમાં વર્ડ કે એક્સેલ જેવી સુવિધાઓ હોય તો સહેલાઇથી એ ડોક્યુમેન્ટસ ઓપન કરી શકીએ છીએ.

પરંતુ ઇ-મેઇલનું એવું નથી. ઈ-મેઇલ અને તેમાંના એટેચમેન્ટસનો બેકઅપ ‘એમબોક્સ’ નામે જાણીતા ફોર્મેટમાં તૈયાર થાય છે. આ એમબોક્સ ફોર્મેટને આપણે ડબલ ક્લિક કરીએ અને ઇ-મેઇલ જોવા મળે એટલી સહેલી વાત નથી! પરંતુ આ કામ બહુ મુશ્કેલ પણ નથી.

આપણે જી-મેઇલનો બેકઅપ લેવો અને પછી એ બેકઅપનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો એ બંને સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ સમજીએ.

જીમેઇલના ડેટાનો બેકઅપ લેવા માટે

ગૂગલ હવે આપણને તેની તમામ સર્વિસમાં રહેલો પોતાનો ડેટા બેકઅપ માટે ડાઉનલોડ કરવાની સગવડ આપે છે. આ માટે https://takeout.google.com/settings/takeout વેબપેજ પર જાઓ અને તમારા ગૂગલ એકાઉન્ટથી લોગઇન થાઓ.

હવે ગૂગલની જે જે સર્વિસમાં તમારો ડેટા હશે તેની સંપૂર્ણ યાદી જોવા મળશે.

જમણી તરફની કોલમમાં તમામ સર્વિસ સામે ગ્રીન ટીકની નિશાની હશે તે દૂર કરીને ફક્ત જીમેઇલને પસંદ કરો. અહીંથી તમે જીમેઇલના તમામ મેઇલ્સને ડાઉનલોડ કરી શકો છો અથવા જો તમે લેબલ્સનો ઉપયોગ કરતા હો તો માત્ર અમુક લેબલ્સવાળા ઇમેઇલ્સ પણ ડાઉનલોડ કરી શકો છો.

તમામ ઈ-મેઇલ ડાઉનલોડ કરવા માટેનું રેડિયો બટન ટીક રાખીને છેક નીચે નેક્સ્ટ બટન પર ક્લિક કરો.

અહીં આપણા બેકઅપને જુદા જુદા ફાઇલ ફોર્મેટમાં ડાઉનલોડ કરવાના વિકલ્પ મળશે તેમાં ઝીપ પસંદ કરો. ઇન્ટરનેટ કનેકશની સ્પીડ મુજબ તમે આર્કાઇવની સાઇઝ ૨ જીબીથી લઇને ૫૦ જીબી સુધી પસંદ કરી શકો છો.

2 જીબી સાઇઝ પસંદ કરો, પણ મૂળ ડેટા સાઇઝ 10 જીબી હોય તો તમને પાંચ ઝીપ ફોલ્ડર ડાઉનલોડ કરવા મળશે.

હવે આપણને આ બેકઅપના ઝીપ ફોલ્ડરને કમ્પ્યુટરમાં ડાઉનલોડ કરવાનો અથવા તો ગૂગલ ડ્રાઇવ, ડ્રોપ બોક્સ કે વનડ્રાઇવ જેવી ક્લાઉડ સ્ટોરેજ સર્વિસમાં લઇ જવાનો વિકલ્પ મળશે.

આપણે બેકઅપ ડેટા કમ્પ્યુટરમાં ડાઉનલોડ કરવો હોવાથી ‘સેન્ડ ડાઉનલોડ લિંક વાયા ઇ-મેઇલ’ વિકલ્પ પસંદ કરો. હવે નીચે આપેલા ‘ક્રિએટ આર્કાઇવ’ બટન પર ક્લિક કરતાં થોડી વારમાં આપણા ઈ-મેઇલમાં તેને ડાઉનલોડ કરવા માટેની લિંક મળશે.

આ ફોલ્ડરની અલગ અલગ કોપી કરી રાખવાથી તમારો બેકઅપ વધુ સલામત રહેશે. આ ફોલ્ડરને અનઝીપ કરતાં, તેમાં ટેકઆઉટ નામનું ફોલ્ડર અને તેમાં મેઇલ ફોલ્ડરમાં ‘.એમબોક્સ’ ફાઇલ એક્સટેન્શન ધરાવતી ફાઇલ મળશે.

આપણા માટે આ ફાઇલ સૌથી કિંમતી છે!

જીમેઇલનો બેકઅપ ડેટાના પીસીમાં ઓપન કરવા માટે

આપણે મોઝિલા થંડરબર્ડ પ્રોગ્રામનો ઉપયોગ કરીએ, કેમ કે તે ઓપન સોર્સ છે અને ફ્રી છે.

તમારા પીસીમાં મોઝિલા થન્ડરબર્ડ પ્રોગ્રામ ઇન્સ્ટોલ કરી ઓપન કરો (www.mozilla.org/en-US/thunderbird/).

આ પ્રોગ્રામ ઓપન કરતાં તે આપણને ઈ-મેઇલ એકાઉન્ટ સેટઅપ કરવાનું કહેશે.

આપણે ખરેખર કોઇ ઈ-મેઇલ એકાઉન્ટની જરૂર પડવાની નથી પરંતુ ઈ-મેઇલ માટે થન્ડરબર્ડ બરાબર સેટઅપ થાય તેટલા પૂરતું તમે જેનો બેકઅપ લીધો છે એ સિવાયના કોઇ ઈ-મેઇલ એકાઉન્ટની વિગત આપીને થંડરબર્ડને બરાબર સેટ કરી લો.

આ કામ થોડું મુશ્કેલ બની શકે છે અને કદાચ તમને કોઈ જાણકારની મદદની જરૂર પડે. અથવા તમે, જીમેઇલના સેટિંગ્સમાંથી પીઓપી3 અને આઇમેપ કન્ફીગરેશન માટે ‘લર્ન મોર’ પર ક્લિક કરીને જરૂરી માહિતી મેળવી શકો છો.

આપણે જેનો બેકઅપ લીધો તે જ જીમેઇલ એકાઉન્ટને થંડરબર્ડમાં કન્ફીગર કરીશું, તો બધો ડેટા ફરી પીસીમાં ડાઉનલોડ થશે. એટલા માટે, શક્ય હોય તો બીજા કોઈ એકાઉન્ટથી થંડરબર્ડને બરાબર સેટ અપ કરી લો.

હવે તમને થંડરબર્ડમાં ડાબી કોલમમાં વિવિધ ફોલ્ડર્સની સાથોસાથ એક લોકલ ફોલ્ડર દેખાવું જોઈએ.

આપણે ડાઉનલોડ કરેલી પેલી એમબોક્સ ફાઇલ આ લોકલ ફોલ્ડરમાં પહોંચાડી દઈએ એટલે આપણું કામ પૂરું. તેમાંના મેઇલ્સ આપણે થંડરબર્ડમાં ઓપન કરી શકીશું.

થંડરબર્ડના લોકલ ફોલ્ડર સુધી પહોંચવા માટે

થંડરબર્ડમાં લોકલ ફોલ્ડર પર રાઇટ ક્લિક કરો અને પીસીમાં તેનું એડ્રેસ જાણી લો. આ એડ્રેસ સામાન્ય રીતે આ મુજબનું હશે :

C:\users\NAME\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\########.default\Mail\Local Folders\

વિન્ડોઝ કે ફાઇલ એક્સ્પ્લોરરમાં આ ફોલ્ડર સુધી પહોંચો અને તેમાં પેલી એમબોક્સ ફાઇલ કોપી-પેસ્ટ કરી દો.

હવે ફરી થંડરબર્ડ ઓપન કરો અને તેમાં લોકલ ફોલ્ડર પર ડબલ ક્લિક કરતાં, તમારા બેકઅપ થયેલા જીમેઇલના બધા મેઇલ્સ જોવા મળશે! યોગ્ય બેકઅપ લેવાયાની ખાતરી થયા પછી જીમેઇલમાંના મેઇલ્સ ડિલીટ કરી શકાય.

આ રીતે જીમેઇલના જૂના મેઇલ્સને જીમેઇલના સર્વર પરથી પીસીમાં લઈને તેનો ઓફલાઇન ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ.

આ આખી પદ્ધતિ થોટી જટિલ હોવાથી તમને કદાચ મુશ્કેલી પડશે, પણ તમારી ઓફિસમાં આઇટીની જવાબદારી સંભાળતી વ્યક્તિ કે તમારા પીસીનું મેઇન્ટેનન્સ કરતા એન્જિનીયર તમારી જરૂરિયાત પૂરી ન કરી શકે, તો આ લેખની મદદથી તમે એમનું માર્ગદર્શન જરૂર કરી શકશો!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here