ડિજિટલ ડોક્યુમેન્ટ્સની દુનિયામાં સૌથી જાણીતો અને સૌથી ઉપયોગી શબ્દ છે – પીડીએફ, એટલે કે પોર્ટેબલ ડોક્યુમેન્ટ ફોર્મેટ.

પીડીએફ વિશે ‘સાયબરસફર’માં અગાઉ ઘણું લખાઈ ગયું છે, છતાં તમે તેનાથી ખાસ પરિચિત ન હોય તો થોડું પુનરાવર્તન કરી લઈએ.

દુનિયામાં ડિજિટલ ક્રાંતિ આવ્યા પછી કેટલા પ્રકારના સોફ્ટવેરથી ડિજિટલ ડોક્યુમેન્ટ બનાવી શકાય તેની કોઈ મર્યાદા જ રહી નથી. માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસની વર્ડ, એક્સેલ, પાવરપોઇન્ટ જેવી એપ્લિકેશન્સથી લઈને કોરલડ્રો કે ઇનડિઝાઇન જેવા ડેસ્કટોપ પબ્લિશિંગ પ્રોગ્રામ્સ અને જુદા જુદા એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર… જુદા જુદા પ્રકારના ડિજિટલ ડોક્યુમેન્ટ્સ બનાવી શકેતા પ્રોગ્રામ્સની આ યાદી જબરજસ્ત લાંબી થઈ શકે છે.

તકલીફ ત્યારે થાય જ્યારે એક કમ્પ્યુટરમાં, એક ચોક્કસ પ્રોગ્રામમાં તૈયાર કરેલ ડિજિટલ ડોક્યુમેન્ટ બીજા કોઈ એવા કમ્પ્યુટરમાં મોકલવાનું થાય, જેમાં એ મૂળ પ્રોગ્રામ ન હોય! જેમ કે આપણે માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં કોઈ ડોક્યુમેન્ટ તૈયાર કર્યું અને તેને .ડોક ફોર્મેટમાં સેવ કર્યું. હવે આ ફાઇલ બીજી કોઈ વ્યક્તિને મોકલીએ અને તેના કમ્પ્યુટરમાં જો માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ પ્રોગ્રામ ન હોય તો તેઓ એ ફાઇલ ઓપન કરીને વાંચી શકે નહીં.

આનો ઉપાય આપે છે પોર્ટેબલ ડોક્યુમેન્ટ ફોર્મેટ (પીડીએફ). ઇન્ટરનેટ પર હવે સહેલાઈથી મફતમાં મળતા પીડીએફ ક્રિએટર પ્રોગ્રામની મદદથી આપણે એક વાર આપણી વર્ડ ફાઇલને પીડીએફ ફોર્મેટમાં ફેરવી નાખીએ, પછી એ પીડીએફ ફાઇલ, તેના નામ પ્રમાણે પોર્ટેબલ ડોક્યુમેન્ટમાં ફેરવાઈ જાય છે એટલે કે તેને કોઈ પણ કમ્યુટરમાં જોઈ-વાંચી શકાય છે – મૂળ માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ પ્રોગ્રામ વિના.

જેમ પીડીએફ ફાઇલ ક્રિએટ કરવા એક ચોક્કસ પ્રોગ્રામ જોઈએ, તેમ પીડીએફ ફાઇલ ઓપન કરવા પીડીએફ રીડર જોઈએ. ઇન્ટરનેટ પરથી આ બંને પ્રકારના પ્રોગ્રામ હવે સહેલાઈથી, મફતમાં ડાઉનલોડ કરી શકાય છે.

પરંતુ, તમારી જરૂરિયાત પીડીએફથી વધુ હોય તો…

પીડીએફથી ડોક્યુમેન્ટ્સની આપલે એકદમ સહેલી બની ગઈ છે, પણ બિઝનેસ જગતની જરૂરિયાતો બદલાતાં, હવે પીડીએફ ફક્ત ક્રિએટ અને રીડ કરવા ઉપરાંત, તમારી જરૂરિયાત એથી ઘણા વધુ પ્રકારની પણ હોઈ શકે છે.

જેમ કે, ક્યારેક એવું બને કે તમારી પાસે આવેલી પીડીએફ ફાઇલને તમારે વર્ડ કે એક્સેલના ફોર્મેટમાં ફેરવવાની જરૂર પડે. તમે એપલની ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ અને ઓફિસ પ્રોગ્રામ્સનો ઉપયોગ કરતા હો તો પીડીએફને એપલના વર્ડ, એક્સેલ અને પાવરપોઇન્ટ જેવા પ્રોગ્રામની ફાઇલમાં ફેરવવાની જરૂર પડે.

તમે બીજી કોઈ રીતે બનાવેલી પીડીએફ ફાઇલ સાઇઝની રીતે ઘણી હેવી હોય તો તમારે તેને કમ્પ્રેસ કરવાની જરૂર પડે. ક્યારેક બે પીડીએફને જોડીને એક પીડીએફ બનાવવાની જરૂર ઊભી થાય અથવા એક પીડીએફમાંથી અમુક-અમુક પેજીસની જુદી જુદી પીડીએફ ફાઇલ બનાવવાની થાય. તમારી પાસે પાસવર્ડ પ્રોટેક્ટેડ ફાઇલ હોય તો ક્યારેક તેનાં રીસ્ટ્રિક્શન્સ દૂર કરવાના સંજોગ ઊભા થાય અથવા તમારી પીડીએફમાં વોટરમાર્ક ઉમેરવાના થાય.

આમ, પીડીએફ સંબંધિત આપણી જરૂરિયાતો હવે અનેકગણી વધી છે. સદનસીબે ઇન્ટરનેટ પર આ દરેક જરૂરિયાતના ઉપાય પણ મળવા લાગ્યા છે.