તૈયાર કરો રોજબરોજના કામકાજનું વન્ડરલિસ્ટ!

આજે સૌના જીવનમાં તણાવ વધ્યો છે, તેનું મુખ્ય કારણ એ છે કે આપણે જ્યારે જે કામ કરવાનું હોય તેને બદલે બીજી ઓછી મહત્વની બાબતો પર ધ્યાન આપીએ છીએે. દૈનિક જીવનમાં શિસ્ત લાવવી હોય તો અપનાવી લો એક સિમ્પલ ટુ-ડુ લિસ્ટ!

વર્ષો પહેલાં, અમદાવાદના એક વકીલની ચેમ્બરમાં, એમના ટેબલ પર એક અનોખું ટેબલ કેલેન્ડર જોયું હતું. આમ તો કેલેન્ડર જેવું કેલેન્ડર જ હતું, દરેક પાને જે તે મહિનો, તારીખ અને વાર લખેલાં હતાં, પણ અનોખું એટલા માટે કે દરેક મહિનામાં, જુદી જુદી તારીખે, એ સજ્જને પોતાના પરિવારના સભ્યોના નામે જે નિશ્ચિત મૂડીરોકાણ કરવાનાં હતાં એ બધાની નોંધ છાપેલી હતી. એ કેલેન્ડર નાણાકીય વર્ષ પ્રમાણે હતું, એટલે કે એપ્રિલથી શરૂ થઈને માર્ચમાં પૂરું થતું હતું. કદાચ માર્ચમાં, એ સજ્જન પોતાના પરિવારના દરેક સભ્યને નામે પીપીએફ, વીમાનાં પ્રીમિયમ, રીકરિંગ ડિપોઝિટમાં ભરવાની થતી રકમ, નેશનલ સેવિંગ સર્ટિફિકેટ વગેરેમાં રોકાણની રકમ અને જે તે મહિનાની તારીખ મુજબ નોંધ બનાવી લેતા હતા અને પછી તેની પ્રિન્ટ કઢાવી, ટેબલ કેલેન્ડરનું સ્વ‚રૂપ આપીને પોતાના ટેબલ પર મૂકી દેતા હતા, જેથી એ દરેક મહત્વનો મુદ્દો હંમેશા તેમની નજર સામે રહે.

આગળ શું વાંચશો?

  • શું છે આ ‘ગેટિંગ થિંગ્સ ડન’
  • નવા સમયમાં ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ
  • વન્ડરલિસ્ટની શરૂઆત
  • વન્ડરલિસ્ટ શું છે?
  • વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ શરૂ કરીએ
  • વન્ડરલિસ્ટની મુખ્ય ખાસિયતો
  • વન્ડરલિસ્ટના મુખ્ય ભાગ
  • પર્સનલ ફાઇનાન્સના આયોજન માટે વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકાય?
  • મોબાઇલ એપ

એ જાણીતા વકીલ હતા એટલે આવક ચોક્કસ સારી હશે, પણ પગારદાર નહોતા એટલે દર મહિનાની શ‚રૂઆતમાં નિશ્ચિત પગાર મળી જ જાય એવું નહીં થતું હોય. છતાં, પોતાનું પાકું નાણાકીય આયોજન કરીને એના અમલમાં કોઈ કચાશ ન રહે એ સુનિશ્ચિત કરવાનો એમણે સાવ સાદો અને સરળ ઉપાય ઘડી કાઢ્યો હતો!

ટાસ્ક મેનેજમેન્ટના હાર્દમાં આ જ વાત છે. આપણે જે કંઈ કરવું જરૂરી હોય કે કરવા ધાર્યું હોય, એનું ચોક્કસ આયોજન કરી, આખા કામને નાનાં નાનાં ટાસ્કમાં વહેંચી, એક પછી એક કામ પૂરું કરતા જવાનું અને કામ પૂરું થાય એટલે ટાસ્ક લિસ્ટમાં એ કામ સામે આનંદથી ખરાની નિશાની કરવાની!

ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ બહુ બિઝી રહેતી, રાતદિવસ કામમાં ગળાડૂબ રહેતી વ્યક્તિ માટે જ કામનો વિષય છે એવું નથી. સ્કૂલમાં ભણતાં છોકરાંઓએ પણ રોજ સવારે નિશ્ચિત ટાઇમ-ટેબલ મુજબ દફ્તરમાં ચોપડા ગોઠવવાના હોય છે અને દિવસ દરમિયાન, વારાફરતી જુદા જુદા વિષયનો અભ્યાસ કરવાનો કે હોમવર્ક પૂરું કરવાનું હોય છે. ગૃહિણીએ મહેમાન ઘરમાં આવી ગયા હોય ત્યારે જ ચા કે ખાંડની ખાલીખમ બરણી જોવી ન પડે એ માટે, મહિનાનું કરિયાણું લેવા જવાનું થાય ત્યારે ખરીદવાની તમામ ચીજવસ્તુઓનું કાળજીપૂર્વક લિસ્ટ બનાવવું પડે છે. નોકરી કરતા કે નાનો-મોટો વ્યવસાય કરતા લોકોએ તો એક સાથે અનેક પ્રોજેક્ટ પર કામ કરવાનાં હોય છે અને જુદી જુદી ટીમ સાથે રહીને કે ટીમના બીજા સભ્યો પાસેથી કામ કરાવવાનાં હોય છે. રીટાયર્ડ લોકોએ પણ યાદશક્તિ દગો દેવા લાગી હોય તો પણ પેન્શન કે મૂડીરોકાણને લગતાં નાનાં-મોટાં ઘણાં કામ યાદ રાખવાં પડે છે.

અને વાત ફક્ત બોજા‚રૂપ કામની જ નથી. ગમતાં ગીતો શોધી શોધીને મ્યુઝિક લાઇબ્રેરી બનાવવા માટે કે પછી એક્ઝામને કારણે જોવાની રહી ગયેલી ફેવરિટ મૂવીઝનું પણ લિસ્ટ બનાવ્યા વિના કોઈને છૂટકો હોતો નથી.

આવું તો કેટકેટલું હોય, જે આપણે મગજમાં ભરી રાખવું પડે. આપણે યાદ રાખી રાખીને કેટલુંક રાખી શકીએ? પછી મગજ થાકે અને પોતાનું ધાર્યું કરવા લાગે એટલે બધાં કામ ઉલટ-સૂલટ થાય. લાઇટ બિલ ભરવાની તારીખ ચૂકી જઈએ એટલે પાવર કનેક્શન કપાઈ જવાની ધમકીભરી નોટિસ મળે. મોબાઇલ બિલ ભરવાનું ચૂકી જઈએ તો આઉટગોઇંગ કોલ્સ બંધ થઈ જાય અને ક્રેડિટ કાર્ડની રકમ ભરપાઈ ન કરીએ તો મોટી પેનલ્ટી ચઢી જાય.

આ વાત લંબાણપૂર્વક કરવાનું કારણ ફક્ત એટલું જ કે આપણે ભલે એમ માનીએ કે આપણે ટાસ્ક મેનેજ કરવાની કોઈ જરૂર નથી, આપણે જગપ્રસિદ્ધ પદ્ધતિ ‘ગેટિંગ થિંગ્સ ડન’ના પાયાના સિદ્ધાંત સમજી લેવા બહુ જરૂરી હોય છે.

શું છે આ ‘ગેટિંગ થિંગ્સ ડન’

વર્ષ ૨૦૦૨માં ડેવિડ એલન નામના એક મેનેજમેન્ટ કન્સલ્ટન્ટે ‘ગેટિંગ થિંગ્સ ડન : ધ આર્ટ ઓફ સ્ટ્રેસ-ફ્રી પ્રોડક્ટિવિટી’ નામે એક પુસ્તક લખ્યું, જેનો પાછળથી ૨૮ ભાષાઓમાં અનુવાદ થયો અને ઇન્ટરનેશનલ બેસ્ટ-સેલર પુસ્તક બન્યું. પછી તો ‘ગેટિંગ થિંગ્સ ડન’ એ ‘જીટીડી’ નામે એક બહુ જાણીતી ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ પદ્ધતિ બની ગઈ.

આ પદ્ધતિના મૂળમાં પાંચ મુદ્દા છે, જેમાંનો પહેલો છે કેપ્ચર – તમારા મનમાં જે વિચાર આવે તેને કેપ્ચર કરી લો, કોઈ રીતે સાચવી લો અને પછી મગજમાંથી તેનો ભાર દૂર કરી દો.

સામાન્ય રીતે આપણે વારંવાર ફરિયાદ કરીએ છીએ કે કમ્પ્યુટર અને સ્માર્ટફોન આવ્યા પછી આપણને કશું યાદ રહેતું નથી. ફોનબુકમાં બધા નંબર સ્ટોર હોય એટલે લોકોને ઘર-ઓફિસ કે પતિ/પત્નીના નંબર તો ભૂલાઈ જ ગયા છે, પોતાનો નંબર કોઈ પૂછે તો પણ ઘણાએ ફોનબુક ખોલવી પડે છે! પરંતુ વાસ્તવમાં, દોષનો બધો ટોપલો ટેક્નોલોજી પર ઢોળીને આપણે છટકી જઈએ છીએ.

કોઈ પણ કામ યાદ રાખીને પૂરું કરવું જરૂ‚રી હોય છે, કામ કઈ રીતે યાદ રાખવું એ મહત્વનું નથી. અગાઉ ઘણા લોકો નાનકડી ખિસ્સા ડાયરી સાથે રાખતા અને કોઈ પણ મહત્વની વાત મગજમાં સ્ફૂરે એટલે તરત એને તેમાં ટપકાવી લેવામાં આવતી. હવે ખિસ્સામાં ડાયરી નહીં પણ સ્માર્ટફોન છે, તો એનો લાભ લઈએ! ‘ટેક્નોલોજી નક્કામી છે, યાદશક્તિ ઓછી કરી નાખે છે’ એવી ફરિયાદમાં ગૂંચવાયેલા રહેવાને બદલે, મહત્વના મુદ્દાઓ કેપ્ચર કરવાનું અને યાદ રાખવાનું કામ સ્માર્ટફોનને સોંપી દઈશું, તો મગજ પરથી તેનો ભાર ઓછો થશે અને આપણે બીજા, વધુ મહત્વના વિચારો કરી શકીશું.

ઉપરાંત, ખિસ્સા ડાયરીની અનેક મર્યાદાઓ છે અને બધું જ મગજમાં સંગ્રહી રાખવાની ઘણી મર્યાદાઓ છે. ઇન્ટરનેટ, ક્લાઉડ કમ્પ્યુટિંગ અને મોબાઇલ ડિવાઇસીઝ આવ્યા પછી આપણી અનેક મુશ્કેલીઓ સરળ બની છે, તો ટાસ્ક મેનેજમેન્ટની બાબતમાં શા માટે પાછળ રહેવું?

Please to view this content. (Not a member? Join Today!)
August-2015

ક્લિક કરો, અંક જુઓ

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here