તમે વિન્ડોઝ-૧૦ કે ૧૧વાળું લેપટોપ ધરાવતા હો તો તેમાં ફાઇલ એક્સપ્લોરરમાં ‘વનડ્રાઇવ’ નામનું એક ફોલ્ડર તમે જોયું હશે, પરંતુ બની શકે કે તમે એનો ઉપયોગ ન કરતા હો કેમ કે આપણે વર્ષોથી પોતાના કામકાજની ફાઇલ પીસી કે લેપટોપમાં ‘સી’ કે ‘ડી’ કે અન્ય ડ્રાઇવમાં સેવ કરવા ટેવાયેલા છીએ.

આપણું કામકાજ એકદમ વ્યવસ્થિત હોય તો આપણે વિવિધ વર્ષ કે પ્રોજેક્ટ કે ક્લાયન્ટ અનુસાર વિવિધ ફોલ્ડર બનાવીને તેમાં જુદાં જુદાં પેટા ફોલ્ડર્સમાં આપણી ફાઇલ્સ સેવ કરતા હોઈએ, પરંતુ આખરે આ બધું જે તે પીસી કે લેપટોપમાં જ સચવાયેલું રહે. જ્યારે હવે સમય બહુ બદલાઈ ગયો છે. હવે લગભગ બધી જ જગ્યાએ હાઈબ્રિડ વર્કિંગનું કલ્ચર વિકસી રહ્યું છે. આથી એવું બને કે તમે કોઈ પ્રેઝન્ટેશન પર ઓફિસમાં કામ કર્યું હોય પછી એ જ પ્રેઝન્ટેશન પર ઘરે જઇને વધુ થોડું કામ કરવાનું થાય, પછી બીજા દિવસે સીધા જ ક્લાયન્ટની ઓફિસે જઇને એ પ્રેઝન્ટેશન બતાવવાનું થાય. એમાં વળી રસ્તામાં કોઈક નવો વિચાર આવે તો ટ્રાવેલ કરતાં કરતાં પ્રેઝન્ટેશનમાં કંઈક ફેરફાર કરી લેવાની પણ ઇચ્છા થાય!

તમે જો તમે પ્રેઝન્ટેશનની ફાઇલ લેપટોપમાં રાખી હોય તો વાત બહુ મુશ્કેલ નથી કેમ કે તમે ઇચ્છો ત્યારે લેપટોપમાં ઓપન કરીને તેમાં ફેરફાર કરી શકો. પરંતુ લેપટોપ તમારી સાથે ન હોય ત્યારે એ પ્રેઝન્ટેશન પર કામ કરવાની જરૂર ઊભી થાય તો? અથવા તમારા કોઈ ટીમ મેમ્બરે પણ તેના પર કામ કરવાનું હોય તો?

એવા સંજોગમાં તમારા પીસીમાંનું ‘વનડ્રાઇવ’ ફોલ્ડર તમારે માટે આશીર્વાદરૂપ સાબિત થઈ શકે છે. આ ફોલ્ડર આપણને પોતાની ફાઇલ્સ પર ગમે ત્યાંથી, ગમે તે ડિવાઇસમાં કામ કરવાની સગવડ આપે છે.

જો તમારું બધુ કામ એમએસ ઓફિસ પ્રોગ્રામ્સમાં થતું હોય તો વનડ્રાઇવ સર્વિસ તમને વધુ અનુકૂળ થશે.

ગૂગલ અને માઇક્રોસોફ્ટ બંને (એપલ તથા અન્ય કંપની પણ) આપણને આ પ્રકારે ગમે તે ડિવાઇસમાંથી કામ કરવાની સગવડ આપે છે. ગૂગલ તેના ફ્રી એકાઉન્ટમાં જીમેઇલ, ગૂગલ ડ્રાઇવ તથા ફોટોઝ મળીને ૧૫ જીબીની સ્પેસ આપે છે. જ્યારે માઇક્રોસોફ્ટ ફ્રી એકાઉન્ટમાં પાંચ જીબીની સ્પેસ આપે છે.

પરંતુ જો તમે ઓફિસના કામકાજના ભાગરૂપે માઇક્રોસોફ્ટ ૩૬૫નું સબસ્ક્રિપ્શન ખરીદ્યું હોય તો તમે એક એકાઉન્ટમાં પાંચ ડિવાઇસમાં માઇક્રોસોફ્ટના લેટેસ્ટ પ્રોગ્રામ્સ ઇન્સ્ટોલ કરી શકો છો તેમજ કોઈ પણ ડિવાઇસમાંથી તેના વેબવર્ઝનનો પણ લાભ લઈ શકો છો.

આ સર્વિસનો લાભ સમજવા માટે તમે ફ્રી એકાઉન્ટથી શરૂઆત કરી શકો. એ માટે સૌથી પહેલાં તમારે માઇક્રોસોફ્ટમાં એક એકાઉન્ટ ખોલાવવું પડશે. તમે ચાહો તો તમારા જીમેઇલ એકાઉન્ટનો જ અહીં ઉપયોગ કરી શકો છો. એ પછી તમે લેપટોપમાં વનડ્રાઇવ ફોલ્ડરમાં તમારું બધું કામકાજ સેવ કરો તો એમાંની બધી જ ફાઇલ્સ અન્ય ડિવાઇસમાં પણ, એ જ માઇક્રોસોફ્ટ એકાઉન્ટથી લોગઇન થયા પછી બહુ સહેલાઈથી એક્સેસ કરી શકો.

એટલે કે જો તમારી પાસે એક લેપટોપ અને એક પીસી હોય તો બંનેમાં એક જ માઇક્રોસોફ્ટ એકાઉન્ટથી લોગઇન થતાં બંને મશીનમાં ફાઇલ એક્સપ્લોરરમાં વનડ્રાઇવ ફોલ્ડરમાં તમારા કામકાજની બધી જ ફાઇલ જોવા મળશે. તમે કોઈ ડિવાઇસમાં એ ફાઇલ ઓપન કરીને તેમાં કામ કરશો તો એ ફોલ્ડર ક્લાઉડ સાથે સિન્ક્ડ હોવાથી એ ડિવાઇસમાં કરેલા ફેરફાર, એ જ ફાઇલ બીજા ડિવાઇસમાં ઓપન કરતા તેમાં પણ જોવા મળશે.

તમારા કામકાજની બધી ફાઇલ્સ લેપટોપમાં વનડ્રાઇવ ફોલ્ડરમાં સેવ કરવાનો સૌથી મોટો ફાયદો એ છે કે તેમાં તમે ઇચ્છો એટલી જ ફાઇલ જે તે લેપટોપમાં ડાઉનલોડ કરીને તેના પર કામ કરી શકો છો. બાકીની બધી ફાઇલ્સ ક્લાઉડમાં જ રહે છે.

તમે પાંચ જીબીનું ફ્રી એકાઉન્ટ ધરાવતા હો તો આ સગવડનો ખાસ કોઈ ફાયદો નથી. પરંતુ ૧ ટીબીની સ્પેસ સાથેનું પેઇડ એકાઉન્ટ ધરાવતા હો તો આ સગવડ તમારે માટે બહુ મહત્ત્વની બની જાય છે. તેને કારણે તમારા લેપટોપમાં માત્ર ૨૫૦ જીબીની એસએસડી પ્રકારની હાર્ડડિસ્ક હોય અને ફાઇલ્સ સ્ટોર કરવા માટે અન્ય પ્રકારની કોઈ હાર્ડડિસ્ક ન હોય તો પણ તમે તમારું કામકાજ બહુ સહેલાઈથી ચલાવી શકો છો!

મજા એ છે કે તમે લેપટોપમાં જ્યારે કોઈ નવી એક્સેલ કે વર્ડ ફાઇલ ક્રિએટ કરશો અને પછી તેને વનડ્રાઇવ ફોલ્ડરમાં સેવ કરશો ત્યારે તે શરૂઆતમાં તમારા લેપટોપમાં જગ્યા રોકશે. પરંતુ તમે ‘ફાઇલ ઓન ડિમાન્ડ’ વિકલ્પ પસંદ કરેલો હશે તો એ ફાઇલ તમારા ક્લાઉડ એકાઉન્ટમાં સલામત રીતે પહોંચી ગયા પછી ડિવાઇસમાંથી આપોઆપ ડિલીટ થશે, મતલબ કે લેપટોપ ખાલીખમ રહેશે! વનડ્રાઇવમાંનાં ફોલ્ડર્સ કે ફાઇલ્સ તમે અન્યો સાથે શેર કરી શકો છો અને એક જ ફાઇલ પર એકથી વધુ લોકો સાથે મળીને કામ પણ કરી શકો છો.