કમ્પ્યુટર પર જુદી જુદી અનેક જાતની ગણતરીઓ કરવા માટેનો સૌથી સારો પ્રોગ્રામ એટલે એક્સેલ. એક્સેલ ઉપરાંત ઓપન ઓફિસ, લાઇબર ઓફિસ, કિંગસોફ્ટ ઓફિસ, ગૂગલ શીટ વગેરે મફત કે પ્રમાણમાં સસ્તા અન્ય સ્પ્રેડશીપ પ્રોગ્રામ પણ છે, પરંતુ ગણતરી માટે આપણો એક્સેલ સાથે પ્રેમભર્યો નાતો બંધાઈ ગયો છે.
પરંતુ આ લેખના પહેલા જ વાક્યમાં ‘કમ્પ્યુટર પર’ શબ્દ પર ધ્યાન આપવા જેવું છે. એક્સેલ પ્રોગ્રામ સ્ક્રીન પર ગણતરી માટે તૈયાર કરાયેલો છે, એટલે એક સ્પ્રેડશીટમાં તમે ખાસ્સું એવું પહોળું અને ઊંડું પથરાય એવું ડેટાનું ટેબલ બનાવી શકો, પણ જ્યારે એને પ્રિન્ટ કરવા જાવ ત્યારે તકલીફ ઊભી થાય. આપણે કોઈ એક ટેબલ પ્રિન્ટ કરવા જઈએ ત્યારે ધાર્યું હોય કે એક પેજ પર ટેબલ પ્રિન્ટ થશે, પણ બને એવું કે અમુક કોલમ બીજા પેપરમાં જાય અને કમ્પ્યુટર પર પરફેક્ટ લાગતું ડેટા ટેબલ જુદા જુદા કાગળમાં વહેંચાઈ જતાં આપણને કોઈ કામનું ન રહે – કાગળ અને સમય બંનેનો બગાડ થાય.
આવું તમારી સાથે બનતું હોય તો એક્સેલ જેવા સ્પ્રેડશીડ પ્રોગ્રામમાંથી પ્રિન્ટ લેવાની કેટલીક મહત્વની સમજ મેળવી લઈએ. તમે તમારા કોઈ મોટા ડેટા ટેબલવાળી સ્પ્રેડશીટની કોપી કરી, એ ટ્રાયલ ફાઇલ પર નીચે જણાવેલાં સ્ટેપ્સનો અમલ કરતા જશો તો આખી વાત વધુ સહેલી બનશે.
